ARRANGØRGUIDEN

1. BOOKING Expand

BOOKING TIDSFRIST:

  • Hvis I booker senere end fredag den 2. september kan arrangementet bortfalde.

EFTER I HAR INDSENDT JERES BOOKINGØNSKER:

  • Vi kontakter de musikgrupper, som I har ønsket, og arbejder på at booke hurtigst muligt (forvent ca. 10 arbejdsdage).  

NÅR BOOKINGEN ER PÅ PLADS: 

  • Når bookingen af musikgruppe samt dato & tidspunkt er på plads, kobler vi musikgruppen med jeres kontaktperson, der sammen planlægger de sidste detaljer om forplejning, praktik og teknik.

2. MUSIKGRUPPER Expand

KURATERING:

  • Det er professionelle musikgrupper af høj kvalitet, som I får glæde af at opleve.

JERES ØNSKER:

  • Vi bestræber os på at booke jeres førsteprioriteter. Dog med det forbehold, at enkelte musikgruppers kalendere – tidsmæssigt & geografisk – kan være svære at indpasse i forhold til jeres ønsker.

VORES GARANTI:

  • Vi garanterer – såfremt jeres ønsker til musikgruppe ikke kan imødekommes – en tilsvarende koncert med en anden musikgruppe. 

BETALING:

  • Honorar og transport til de medvirkende musikgrupper er dækket. Alle andre udgifter afholdes af den lokale arrangør og/eller kommune.

SAMARBEJDET:

  • Mailkorrespondancen mellem Spil Dansk, musikgruppen og jeres kontaktperson udgør betingelserne for samarbejdet, og der udformes ikke en særskilt kontrakt. 

3. AFVIKLING Expand

Følgende forventninger gør sig gældende for jeres kontaktperson.

MODTAGELSE & FORPLEJNING:

  • Kontaktperson tager imod musikgruppen ved ankomst og står til rådighed for praktisk hjælp før, under og efter koncerten.
  • Der skal være et aflåseligt rum til musikgruppen.
  • Der sørges for en let forplejning til musikgruppen (sandwich, varm anretning el.lign.) samt drikkevarer (kaffe, the, vand, sodavand). 

TEKNIK & LYDFORHOLD:

  • koncerterne er for ca. 120 skolebørn, og det kan fint være skolens normale lydanlæg samt fagkyndige AV-person, der bruges. I behøver ikke leje professionelt udstyr samt personale ind.
  • I har dog ansvaret for, at lydanlæg matcher både rummet og musikgruppens behov.

  • Alle aftaler om teknik og lydforhold afklares mellem musikgruppen og jeres kontaktperson forud for koncerten – Spil Dansk indgår ikke i denne dialog.

4. FORVENTNINGER Expand

Hvad vil det sige, at afholde en koncert?

  • Promotion/marketing: Arrangøren skal inden koncerten, stå for kontakt til pressen/medier, lave Facebook-opslag mm. og i det hele taget sørge for synlighed, så arrangementet har så mange publikummer som muligt
  • Koncertafvikling: Afvikleren/køberen af Spil Dansk Pakken, skal engagere sig i dialogen med musikgruppen, og skal påtage sig rollen som “spillested” før og efter koncerten står på. Det vil sige sørge for lydanlæg og lys samt en erfaren tekniker, så lyden er god og der er scene-lys, og at der kan skabes god kontakt mellem musikgruppen og det pågældende publikum.
  • Antal publikum: Fyld rummet/salen op med publikummer (med respekt for sikkerhed og sund fornuft).
  • Gode forhold: Sørg for god tid og gode forhold. Både så bandet kan stille op i ro og mag, og i forhold til rummet/salen, hvor der gerne må være rigeligt med plads. Hvis der er tale om en skolekoncert, som typisk er en koncert med gang i, skal børnene  have plads til at synge og danse, hoppe og grine.

5. PRESSE OG MARKEDSFØRING Expand

LOGOER:

  • Ved enhver form for markedsføring af arrangementet – på tryk som digital – skal logoer fra Spil Dansk indgå.
  • DOWNLOAD – Spil Dansk logo  

GRAFIK TIL MARKEDSFØRING:

  • Alle vores Spil Dansk Kommuner modtager denne række grafiske elementer, der understøtter titlen og fortællingen om jeres store engagement som Spil Dansk Kommuner 2021.

SPIL DANSK KALENDEREN:

  • Vi har et tæt mediesamarbejde med DR – især de ti regionale P4 stationer – som vi servicerer med arrangementer fra Spil Dansk Kalenderen. Så i bedste tilfælde kan det give gratis omtale til jeres arrangement.

FACEBOOK OG ANDRE SOCIALE MEDIER:

  • Hold jer orienteret via Spil Dansks facebookside, hvor vi løbende deler vigtige nyheder, relevante historier samt baggrundsstof om årets mange musikprojekter og medvirkende Spil Dansk Kunstnere. 
  • Vi opfordrer til, at I selv bruger Facebook og andre sociale medier aktivt i tiden frem mod Spil Dansk Ugen, så publikum og alle borgergrupper kan følge med i fejringen af Spil Dansk Ugen i netop jeres kommune. 

6. AFLYSNING Expand

HVIS I AFLYSER MERE END 1 MÅNED FØR:

  • De involverede parter (Spil Dansk, musikgruppe, kontaktperson og evt. styregruppe) forsøger at finde en ny dato for koncerten.

HVIS I AFLYSER MINDRE END 1 MÅNED FØR:

  • Koncerten bortfalder uden kompensation.

HVIS MUSIKGRUPPE AFLYSER:

  • Spil Dansk booker en ny dato med samme musikgruppe, eller finder en ny musikgruppe, der kan optræde på den aftalte dato.

7. KODA-BETALING Expand

KODA-BETALING SOM ALTID:

  • Der gælder ingen særlige regler for Koda-betaling i forbindelse med Spil Dansk Ugen. Ligesom resten af året skal danske komponister og sangskrivere have betaling, når deres musik anvendes offentligt – se reglerne HER.

DEN LOKALE ARRANGØR HAR ANSVARET:

  • Det er den lokale arrangør – det pågældende kulturhus, spillested, bibliotek, kirke, musikforening o.a. – hvor arrangementet afholdes, der står for Koda-betaling, medmindre andet er aftalt.
  • Mange arrangører og institutioner har en aftale med Koda om koncerter og livemusik. Hvis ikke arrangøren har en aftale, skal der betales pr. koncert/arrangement.
  • Hvis jeres styregruppe ønsker at afholde Koda-betalingen, skal denne kontakte Koda direkte for at indgå en aftale om Spil Dansk-arrangementerne i jeres kommune.

FÆLLESSANG ER EN UNDTAGELSE:

  • Fællessang er undtagelsesvis fritaget fra Koda-betaling, selvom arrangementet er offentligt. Hvis der er andre musikaktiviteter i forbindelse med jeres fællessangsarrangement, skal der betales som normalt.

8. KOMMUNEGUIDEN Expand

  • Som arrangør af et Spil Dansk-arrangement fra Spil Dansk Pakken er det vigtigt, at du også læser Kommuneguiden med svar på generelle spørgsmål om samarbejdet mellem jeres kommune og Spil Dansk.